Der begrenzende Faktor war nicht die Software. Es waren die Daten.

Ein Handelsunternehmen mit rund 25 Mitarbeitenden wollte wissen, was der Einsatz von KI für den eigenen Betrieb konkret bedeutet. Am Ende ging es um etwas anderes als um Werkzeuge. Diese Beratung habe ich durchgeführt. Hier ist der damalige Ablauf, anonymisiert und vollständig, von der ersten Stunde bis zur Nachfrage vier Monate später.

Diese Beratung lief vor meiner heutigen Beratungseinheit und ohne Förderung

Diese Beratung liegt vor der Gründung meiner Beratungseinheit. Sie lief im Rahmen eines Projekts der vektorrausch GmbH und damit ohne staatliche Förderung. Was Sie hier lesen, ist ein Bericht darüber, wie es damals war. Der Kern ist bis heute derselbe: erst die Bestandsaufnahme, dann die Empfehlung, die Belegschaft am Tisch, Zwischentermine und ein Bericht, den ich selbst schreibe. Der Rahmen ist heute fester, und das Förderverfahren ist hinzugekommen. Was sich geändert hat, steht weiter unten im Abschnitt zum heutigen Ablauf.

Mir ist wichtig, dass Sie das wissen: Diese Arbeitsweise ist nicht für einen Förderantrag entworfen worden. Sie hat sich in der Praxis bewährt, und aus ihr ist der Ablauf entstanden, der heute in meinem Qualitätssicherungs-Handbuch steht.

Der Name des Unternehmens steht hier nicht. Referenzen nenne ich nur mit Zustimmung.

Damals begann es mit einem kostenlosen Vorgespräch von einer Stunde

Im Vorgespräch habe ich Größe, Markt, Organisation, eingesetzte Systeme und den Zustand der Daten aufgenommen. Dabei wurde sichtbar, dass Produkt- und Kundendaten über mehrere Systeme und Tabellen verstreut lagen und in Teilen widersprüchlich gepflegt wurden. Keine Empfehlung, keine Analyse. Das Vorgespräch klärte die Ausgangslage und die Frage, ob ein Auftrag zustande kommt, mehr nicht.

Heute ist dieser Einstieg geteilt: erst ein Erstgespräch von 30 Minuten am Telefon, danach, wenn beide Seiten zugesagt haben, ein Vorbereitungsgespräch von einer Stunde. Beide sind kostenlos.

Der Auftrag stand schriftlich, die Förderprüfung entfiel damals

Es gab einen schriftlichen Beratungsvertrag mit Ziel, Umfang, Terminplan und Honorar. Das war damals so und ist es heute. Was heute dazukommt, sobald eine Beratung gefördert werden soll: Ich prüfe vor der Auftragsannahme die Förderausschlüsse, und die Beratung beginnt erst nach der Inaussichtstellung. Die Inaussichtstellung ist das Schreiben, das Sie nach dem Antrag vom BAFA bekommen und ab dem die Beratung starten darf. Bei dieser Beratung entfiel beides, weil sie ohne Förderung lief.

Die Bestandsaufnahme ergab einen Befund, mit dem niemand gerechnet hat

Das Ergebnis der Bestandsaufnahme war nicht das erwartete. Ich habe mit der Geschäftsführung und den Verantwortlichen aus Vertrieb, Einkauf und Verwaltung gesprochen. Der begrenzende Faktor war nicht die fehlende Software, sondern die Datenqualität. Ein KI-Werkzeug auf diesen Bestand zu setzen, hätte falsche Auskünfte nur schneller produziert. Priorität eins war damit die Ordnung der Stammdaten und nicht die Werkzeugauswahl. Stammdaten sind die Grunddaten eines Betriebs, hier vor allem Produkte und Kunden.

Das ist der Punkt, an dem sich eine Beratung von einem Verkaufsgespräch unterscheidet. Wer Software verkauft, hätte hier Software verkauft.

Die Belegschaft saß in einer moderierten Runde mit am Tisch

Es gab eine moderierte Gesprächsrunde mit allen Mitarbeitenden. Was die Technik heute kann, was sie nicht kann, und was das für die einzelnen Arbeitsplätze bedeutet. Sorgen wurden offen benannt, nicht abgewiegelt. Das Ergebnis war eine gemeinsame, nüchterne Ausgangsbasis statt Gerüchten. Veränderung, die nur die Leitung trägt, hält nicht.

Die Empfehlung: erst die Stammdaten, dann ein KI-Werkzeug

Empfohlen habe ich eine priorisierte Schrittfolge mit Verantwortlichen. Heute heißt dieses Papier bei mir Maßnahmenplan, also der schriftliche Plan, was ein Betrieb in welcher Reihenfolge angehen sollte.

1. Bereinigung und Zusammenführung der Stammdaten. Der Schritt, der am wenigsten nach KI aussieht und ohne den der Rest nicht funktioniert.
2. Verbindliche Pflegeregeln festlegen. Damit der bereinigte Bestand bereinigt bleibt und nicht in einem halben Jahr wieder auseinanderläuft.
3. Erprobung eines KI-gestützten Werkzeugs. Erst danach, an einem eng umrissenen und wenig riskanten Anwendungsfall.

Jede Empfehlung kam mit Begründung, erwarteter Wirkung, Aufwand und Risiken. Ausdrücklich ohne Bindung an einen Anbieter.

Bei einem Zwischentermin hat sich der Plan geändert

Damals gab es Zwischentermine im Abstand weniger Wochen. Bei einem davon wurde sichtbar, dass die Datenbereinigung mehr Zeit brauchte als geplant.

An dieser Stelle gibt es zwei Möglichkeiten. Man zieht den Anwendungsfall vor, damit im Protokoll etwas Vorzeigbares steht. Oder man passt den Zeitplan an. Wir haben den Zeitplan angepasst. Ein vorgezogener Anwendungsfall auf halb bereinigten Daten hätte genau das Problem erzeugt, wegen dem wir angefangen hatten.

Zum Abschluss gab es ein Fazit, ein Feedbackgespräch und den Bericht

Den Abschluss bildete ein Fazit mit der Geschäftsführung: was erreicht wurde, was offen blieb, welche Schritte anstehen. Dazu kam ein strukturiertes Feedbackgespräch entlang fester Fragen, dokumentiert und vom Unternehmen gegengezeichnet. Am Ende stand eine zusammenfassende schriftliche Ergebnisdokumentation für Geschäftsführung und Mitarbeitende, dazu der Beratungsbericht mit allen erbrachten Leistungen. Den Bericht schreibe ich selbst, das gebe ich nicht ab.

Aus der Nachfrage habe ich etwas über meine eigene Arbeit gelernt

Damals habe ich nach zwei und nach vier Monaten nachgefragt, wie die Empfehlungen gewirkt haben. Die wichtigste Erkenntnis war eine über meine eigene Arbeit: Der Aufwand für Datenbereinigung wird von Unternehmen regelmäßig unterschätzt, und ich hatte ihn im Zeitplan zu knapp angesetzt. Seither spreche ich diesen Punkt gleich zu Beginn an und plane ihn großzügiger ein.

Das steht hier, weil eine Beratung, die nie danebenliegt, entweder gelogen ist oder nichts riskiert hat.

Was heute anders abläuft als damals

Heute läuft dieselbe Arbeit als ein Paket in acht Schritten, und die aktive Beratung dauert vier bis maximal sechs Wochen ab der Inaussichtstellung.

Damals in diesem Mandat	Heute in jedem Mandat
Ein Vorgespräch von einer Stunde	Erstgespräch von 30 Minuten am Telefon, danach ein Vorbereitungsgespräch von einer Stunde
Ohne Förderung	BAFA-Antrag, den ich vorbereite und den Sie abzeichnen. Beginn erst nach der Inaussichtstellung
Ein Tag vor Ort mit Einzelgesprächen und einer Runde mit der Belegschaft, damals noch ohne den Namen Beratungstag	Beratungstag vor Ort, ein Tag im Betrieb, bei Bedarf mit Mitarbeitern
Priorisierte Schrittfolge	Schriftlicher Maßnahmenplan mit mehreren Lösungswegen
Zwischentermine im Abstand weniger Wochen	Zwei Abstimmungstermine, je ein bis zwei Stunden, per Telefon oder Videotermin
Fazit, Feedbackgespräch und Bericht	Abschlussbericht, den auch das BAFA verlangt
Nachfrage nach zwei und nach vier Monaten	Eine Nachfrage nach vier bis sechs Monaten, aus eigenem Interesse und außerhalb der geförderten Beratung

Den heutigen Ablauf im Einzelnen finden Sie auf der Seite So läuft die Beratung in acht Schritten ab. Was am Auftakt passiert, steht beim Beratungstag vor Ort.

Was Sie aus diesem Fall mitnehmen können

Diese Punkte laufen in fast jedem Betrieb gleich.

Die erste Antwort ist selten die erwartete. Wer nach dem richtigen Werkzeug fragt, bekommt bei mir oft erst eine Antwort über seine Daten. Das ist unbequem und spart Geld.

Datenarbeit dauert länger, als alle denken. Rechnen Sie damit, dass dieser Teil sich zieht. Ich sage es Ihnen gleich zu Beginn, nicht am Ende.

Ohne die Belegschaft hält es nicht. Eine Runde, in der Sorgen gesagt werden dürfen, ist keine weiche Maßnahme. Sie entscheidet, ob nach der Beratung etwas passiert.

Melden Sie sich, wenn Sie das Muster wiedererkennen

Wenn Sie das Muster wiedererkennen, schreiben Sie mir. Ich lese selbst und melde mich innerhalb von 24 Stunden.

Oder direkt: kontakt@tobiasherold.de