Ein Paket, acht Schritte. Ich hole Ihren Betrieb dort ab, wo er steht.

So läuft die Beratung in acht Schritten ab

Jede Beratung bei mir folgt demselben Ablauf, und es gibt dafür ein Paket. Der Ablauf steht in meinem Qualitätssicherungs-Handbuch, das beim BAFA hinterlegt ist. Sie können sich darauf berufen.

1. Vorherkostenlos

   1. 1Erstgespräch30 Minuten am Telefon
   2. 2Vorbereitungsgespräch1 Stunde, Bedarf klären
   3. 3Angebot und BAFA-Antragich bereite vor, Sie zeichnen ab

2. Geförderte Beratung4 bis 6 Wochen

   1. 4Beratungstag vor OrtWoche 1, nach der Inaussichtstellung
   2. 5Maßnahmenplander größte Posten
   3. 62 Abstimmungstermineje 1 bis 2 Stunden
   4. 7Abschlussberichtfür Sie und das BAFA

3. Danachnach 4 bis 6 Monaten

   1. 8Nachfragewas wurde umgesetzt, außerhalb der Förderung

Vor der Inaussichtstellung berate ich nicht, sonst ist die Förderung weg.

Grafik und Inhalt: Tobias Herold, KI-Beratung für KMU, Kiel.

1. Erstgespräch am Telefon, 30 Minuten, kostenlos. Wir klären, ob Ihre Frage zur Förderung passt und ob wir zusammenarbeiten wollen. Mehr passiert hier nicht.
2. Vorbereitungsgespräch, eine Stunde, kostenlos. Es findet statt, wenn beide Seiten zugesagt haben. Ich nehme Ihren Bedarf auf, damit ich das Angebot schreiben und den Beratungstag vorbereiten kann. Erhoben wird, was Sie erreichen wollen, und nicht, was sich verkaufen ließe. Analyse und Empfehlungen gibt es in diesem Gespräch noch nicht.
3. Angebot und BAFA-Antrag. Sie bekommen ein schriftliches Angebot mit Beratungsziel, Umfang, Zeitraum, Terminplan und Honorar. Den BAFA-Antrag bereite ich vor, Sie zeichnen ab. Vor der Annahme prüfe und dokumentiere ich die Förderausschlüsse.
4. Beratungstag vor Ort. Der Auftakt der eigentlichen Beratung: ein Tag, rund acht Stunden, in Ihrem Betrieb. Wir nehmen gemeinsam auf, wie Daten, Abläufe und Werkzeuge heute aussehen, bei Bedarf mit Ihren Mitarbeitern. Der Tag findet erst statt, wenn die Inaussichtstellung des BAFA vorliegt.
5. Maßnahmenplan. Der Maßnahmenplan ist das schriftliche Papier, in dem steht, was Ihr Betrieb in welcher Reihenfolge angehen sollte. Er ist der größte Posten im Paket, auf Ihren Betrieb zugeschnitten und nennt mehrere Lösungswege statt einer Produktempfehlung. Jede Empfehlung kommt mit Begründung, erwarteter Wirkung, Aufwand und Risiken.
6. Zwei Abstimmungstermine, je ein bis zwei Stunden. Sie liegen nach dem Beratungstag, begleiten den Maßnahmenplan und finden per Telefon oder Videotermin statt. Sie buchen sie über meinen Kalender. Hier ist Raum für Rückfragen, und wir prüfen gemeinsam, was funktioniert und was wir ändern.
7. Abschlussbericht. Das ist der schriftliche Beratungsbericht, den auch das BAFA verlangt. Ich schreibe ihn selbst. Dazu gehört ein gemeinsames Fazit mit einem strukturierten Feedbackgespräch.
8. Nachfrage nach vier bis sechs Monaten. Ich melde mich und frage, was umgesetzt wurde und was gewirkt hat. Das tue ich aus eigenem Interesse. Die Nachfrage ist kein Bestandteil der geförderten Beratung.

Was am Beratungstag genau passiert, steht auf der Seite Beratungstag bei Ihnen vor Ort.

Vor der Inaussichtstellung des BAFA berate ich nicht

Die Beratung beginnt erst, wenn die Inaussichtstellung bei Ihnen eingegangen ist. Die Inaussichtstellung ist das Schreiben, das Sie nach dem Antrag vom BAFA bekommen und das dort Informationsschreiben heißt. Es ist noch keine Bewilligung, aber ab diesem Zeitpunkt darf die Beratung starten.

Deshalb gibt es im Erstgespräch und im Vorbereitungsgespräch keine Analyse und keine Handlungsempfehlung. Das ist keine Zurückhaltung, das ist Pflicht. Wer vorher berät, gefährdet Ihre Förderung. Wie der Antrag im Einzelnen läuft, lesen Sie auf der Seite zur BAFA-Förderung für die KI-Beratung.

Die aktive Beratung dauert vier bis maximal sechs Wochen

Vom Beratungstag bis zum Abschlussbericht vergehen vier bis maximal sechs Wochen, gerechnet ab der Inaussichtstellung. Die 6-Monats-Frist des BAFA ab der Inaussichtstellung ist nur der äußere Rahmen.

Die Eckdaten im Überblick:

Was	Wert
Erstgespräch	30 Minuten am Telefon, kostenlos
Vorbereitungsgespräch	1 Stunde, kostenlos
Beratungstag	1 Tag vor Ort, rund 8 Stunden
Abstimmungstermine	2 Termine, je 1 bis 2 Stunden, per Telefon oder Videotermin
Aktive Beratung	4 bis maximal 6 Wochen ab Inaussichtstellung
Nachfrage	nach 4 bis 6 Monaten, außerhalb der Förderung
Kapazität	höchstens 3 Beratungsmandate pro Monat

Ich nehme höchstens drei Beratungsmandate pro Monat an, also höchstens drei Beratungstage. Mehr geht nicht, wenn ich jeden Maßnahmenplan und jeden Bericht selbst schreibe.

Drei Stufen sind meine Arbeitsmethode, kein eigenes Produkt

In jedem Mandat arbeite ich nach drei Stufen: Daten strukturieren, Prozesse dokumentieren, Werkzeuge auswählen. Am Anfang prüfe ich, auf welcher Stufe Ihr Betrieb steht, und dort hole ich Sie ab. Die Stufen sind ein Denkmodell und keine Preisliste. Es gibt ein Paket, und die Stufen bestimmen, wo darin der Schwerpunkt liegt.

1. 1Basis: Daten strukturierenWo liegen die Daten, wer pflegt sie, was ist doppelt.Fertig, wenn: Daten liegen an einem Ort, in offenen Formaten.
2. 2Prozesse dokumentierenWas heute nur in Köpfen steckt, wird aufgeschrieben.Fertig, wenn: Abläufe stehen schriftlich da, auch für Software lesbar.
3. 3Automatisierung: Werkzeuge auswählenDie Werkzeuge folgen dem Prozess und bleiben austauschbar.Fertig, wenn: Sie wissen, welches Werkzeug passt, mit Alternativen.

Die meisten KI-Projekte scheitern, weil sie auf Stufe 3 anfangen.

Grafik und Inhalt: Tobias Herold, KI-Beratung für KMU, Kiel.

Stufe	Worum es geht	Woran man sieht, dass sie steht
1. Daten strukturieren	Wo liegen die Daten, in welchen Formaten, wer hat Zugriff	Daten in einer Cloud, in offenen Formaten
2. Prozesse dokumentieren	Wer macht was, wann, mit welcher Freigabe	Abläufe stehen maschinenlesbar da, nicht nur im Kopf
3. Werkzeuge auswählen	Welche Software passt zu den dokumentierten Abläufen	Empfehlung mit Alternativen, Umsetzer frei wählbar

Jede Stufe baut auf der vorherigen auf. Wer Stufe 1 überspringt und direkt bei Stufe 3 einsteigt, baut Automatisierung auf ein Fundament, das bei der ersten Prozessänderung kippt. Ich habe das bei Kunden gesehen und bei mir selbst.

Die Stufen steuern den Schwerpunkt von Beratungstag und Maßnahmenplan

Je nachdem, wo Ihr Betrieb steht, sieht der Beratungstag anders aus und der Maßnahmenplan auch. Liegen Ihre Daten noch verstreut, geht es am Beratungstag vor allem um die Datenlage, und der Maßnahmenplan beginnt mit dem Ordnen. Sind Daten und Abläufe schon sauber, reden wir früher über Werkzeuge.

Das Paket bleibt dabei dasselbe: Beratungstag, Maßnahmenplan, zwei Abstimmungstermine, Abschlussbericht. Die Reihenfolge der Stufen steht in jedem Maßnahmenplan, auch wenn Ihr Betrieb erst an einer davon arbeitet.

Stufe 1: Erst die Daten strukturieren, dann kommt ein Werkzeug dran

Shit in, shit out. Das ist nicht mein Spruch, aber er stimmt. Kein KI-Modell der Welt rettet Sie, wenn Ihre Daten in sechs Datentöpfen liegen, drei davon Excel-Listen auf dem Desktop, zwei Cloud-Laufwerke mit doppelten Dateinamen und ein E-Mail-Ordner, den niemand mehr aufräumt.

Was wir uns ansehen: Wo Ihre Daten liegen, in welchen Formaten, wer Zugriff hat, was doppelt ist, was fehlt. Das Ziel ist eine Cloud, ein Ordner pro Projekt, offene Formate. Markdown statt proprietärer Datenbank, wo es geht. Markdown ist ein einfaches Textformat, das jedes Programm lesen kann. Was Sie in Markdown schreiben, gehört Ihnen, auch wenn das Werkzeug morgen abgekündigt wird.

Woran Sie merken, dass die Stufe steht: Ihre Daten liegen in einer Cloud, in offenen Formaten, mit klarer Zugriffsregelung.

Stufe 2: Prozesse dokumentieren, damit klar wird, wo ein Werkzeug greifen kann

Wenn die Daten sauber liegen, sehen wir uns Ihre Abläufe an. Welche Prozesse laufen heute von Hand, welche halbautomatisch, welche nur im Kopf Ihrer Leute. Dokumentiert wird maschinenlesbar, also so, dass auch eine Software die Beschreibung lesen kann, und nicht als PDF, das in der Ablage verstaubt.

Was dabei passiert: Entscheidungen, die heute unausgesprochen im Team stehen, werden ausgesprochen. Wer darf was freigeben, wann greift welche Prüfung, was passiert im Fehlerfall. Erst wenn das steht, wissen Sie, wo ein Werkzeug greifen kann und wo ein Mensch bleiben muss.

Woran Sie merken, dass die Stufe steht: Ihre Abläufe stehen schriftlich und maschinenlesbar da, nicht nur im Kopf einzelner Personen.

Stufe 3: Werkzeuge auswählen, mit mehreren Alternativen

Jetzt, erst jetzt, reden wir über Werkzeuge. Welche Software passt zu Ihren dokumentierten Prozessen, was kann ein KI-Agent übernehmen, was bleibt klassisch. Ich arbeite mit Werkzeugen, die ich selbst nutze, aber ich verkaufe Ihnen keines davon. Ich habe keine Provisions- oder Partnervereinbarungen mit Herstellern. Die Empfehlung nennt mehrere Alternativen und nie eine alleinige Lösung. Das ist BAFA-Pflicht und mein eigener Anspruch.

Woran Sie merken, dass die Stufe steht: Sie wissen, welches Werkzeug passt, und können mit dem Abschlussbericht zum Umsetzer Ihrer Wahl gehen. Ein System, das Sie verstehen können, ohne mich anrufen zu müssen.

Die Beratung endet bei der Empfehlung, den Einbau macht ein anderer

Gefördert wird die Auswahl der Werkzeuge und nicht ihr Einbau. Einbau ist Umsetzung, und Umsetzung rechnet ein anderer ab. Das kann vektorrausch sein, Ihr IT-Dienstleister oder Ihr eigenes Team. Die Empfehlung ist davon unabhängig.

Am Ende steht ein Plan, nicht in jedem Fall eine fertige Lösung

Am Ende einer Beratung steht nicht in jedem Fall eine fertige Lösung. Erreichbar und wertvoll ist ein klares Bild Ihrer Ausgangslage und ein Veränderungsprozess, der in Gang gekommen ist.

Vor allem das Ordnen von Inhalten und Daten ist zeitintensiv und in den Wochen der aktiven Beratung häufig nicht abgeschlossen. Das sage ich zu Beginn, nicht am Ende als Entschuldigung. Aus derselben Erfahrung: Der Aufwand für Datenbereinigung wird regelmäßig unterschätzt, deshalb plane ich ihn großzügig ein. Wie das in einem echten Mandat aussah, steht im Fallbeispiel aus einem Handelsunternehmen.

Das Paket kostet 3.500 Euro netto, das BAFA übernimmt regulär die Hälfte

Das Paket hat einen Gesamtwert von 3.500 Euro netto. In Schleswig-Holstein bezuschusst das BAFA regulär 50 Prozent der Bemessungsgrundlage. Die Bemessungsgrundlage ist der Teil des Beraterhonorars, auf den das BAFA den Zuschuss berechnet, und sie ist auf 3.500 Euro begrenzt. Daraus ergeben sich bis zu 1.750 Euro Zuschuss und ein Eigenanteil von rund 1.750 Euro. Ob gefördert wird, entscheidet das BAFA und nicht ich.

Der nächste Schritt ist das Erstgespräch

Das Erstgespräch dauert 30 Minuten, läuft am Telefon und kostet nichts. Einen Termin buchen Sie auf der Seite Erstgespräch vereinbaren.