Mit einem Second Brain bleibt Ihr Wissen im Betrieb, auch an den Tagen, an denen Sie fehlen
Fast alles hängt an Ihnen
In vielen Betrieben läuft das Wichtigste über eine einzige Person. Sie kennt die Kunden, die Ausnahmen und die Geschichte hinter jedem Projekt. Sie weiß, wo die Unterlagen liegen und warum etwas so gemacht wird, wie es gemacht wird.
Das geht so lange gut, bis diese Person zwei Wochen ausfällt. Es wird auch dann schwierig, sobald der Betrieb wächst und neue Leute Aufgaben übernehmen sollen oder die Nachfolge ansteht. Spätestens dann zeigt sich, wie viel nirgends aufgeschrieben ist.
Was ein Second Brain ist
Ein Second Brain ist ein zweites Gedächtnis für den Betrieb. Es besteht aus einer Sammlung offener Dateien, die nach festen Regeln geordnet ist, die Menschen lesen können und die eine KI auswerten kann.
Das Ziel ist ein Satz, den Ihre Mitarbeitenden irgendwann ganz selbstverständlich sagen: „Ich frag mal, was die Chefin hier machen würde.” Gefragt wird dann die KI, und ihre Antwort beruht auf Ihren eigenen, aufgeschriebenen Entscheidungen.
Fachwissen allein reicht nicht
Fachwissen steht in Büchern, in Kursen und im Netz, und jede KI kann es heute erklären. Für eine Vertretung reicht es trotzdem nicht aus.
Es fehlt Ihr Entscheidungswissen, also wie Sie abwägen, wo Sie Ausnahmen machen, was Sie nie tun würden und warum. Dieses Wissen steht in keinem Handbuch, und eine KI kann es auch nicht erfinden. Es muss so festgehalten werden, dass es auffindbar bleibt und mit der Zeit wächst, ohne dass Sie dafür jeden Abend zusätzlich am Schreibtisch sitzen. Wie das in Ihrem Betrieb gelingt, ist der Inhalt dieser Beratung.
Woran ich das festmache
Seit über einem Jahr arbeite ich selbst mit einem Second Brain, erst privat und inzwischen jeden Tag auch geschäftlich. Meine Projekte, Entscheidungen, mein Kundenwissen und meine Notizen liegen dort in offenen Dateien, dazu neue Gesetze und technische Entwicklungen, und mehrere KI-Assistenten arbeiten darin mit mir. Den größten Nutzen habe ich von den Verbindungen: Neue Ideen werden mit dem in Beziehung gesetzt, was schon da ist, bei einer Gesetzesänderung sehe ich schnell, welche Projekte betroffen sind, und das System weist mich auf Zusammenhänge hin, die ich allein übersehen hätte. Inzwischen ist es so verdichtet, dass ich die Entwicklung von Software direkt von dort aus starte und die Pflichtenhefte aus den gesammelten Technik- und Ideen-Notizen entstehen. Am Beratungstag zeige ich Ihnen an meinem eigenen System, wie das im Alltag aussieht, denn ich empfehle nichts, was ich nicht selbst nutze. Wie ich sogar diese Website direkt aus meinem Second Brain pflege, beschreibt der Projektbericht zu tobiasherold.de.
Seit 2003 führe ich eine Digitalagentur mit Mitarbeitenden. Wie schwer es ist, Wissen aus dem eigenen Kopf in einen Betrieb zu bekommen, kenne ich deshalb aus eigener Erfahrung.
Hinter dieser Beratung stehen vier Überzeugungen:
- Dateien sind wichtiger als Werkzeuge. Werkzeuge kommen und gehen, Ihr Wissen soll dagegen jeden Wechsel überstehen, ohne dass daraus ein Umzugsprojekt wird.
- Erst kommt die Ordnung, danach die KI. Eine KI findet nur, was geordnet vorliegt. Auf einem ungeordneten Bestand liefert sie Antworten, denen niemand traut. Deshalb ist das Ordnen auch die erste Stufe meiner Arbeitsmethode.
- Ihr Wissen gehört Ihnen. Kundendaten und Betriebsgeheimnisse gehören nicht ungeprüft in die Werkzeuge großer US-Anbieter, deshalb entscheiden Sie bewusst, wo das System läuft. Was das für Betriebe mit Schweigepflicht bedeutet, steht auf der Seite zur Datensouveränität.
- Das Erfassen muss in den Alltag passen. Ein Second Brain, das nur mit Überstunden gepflegt wird, schläft nach drei Monaten ein.
Die nächste Stufe ist das Company Brain
Ein Company Brain ist eine Wissensdatenbank für das ganze Unternehmen. Das Prinzip ist dasselbe wie beim Second Brain, es kommt aber eine Rechteverwaltung dazu. Der Praktikant soll nicht an das Wissen der Geschäftsführung kommen, also an Gehälter, Verträge oder Pläne, von denen noch niemand wissen darf.
Gesteuert wird das in der Schicht, die vor dem Chat-Agenten sitzt. Dort ist festgelegt, wer welche Inhalte sehen darf und wer Inhalte ändern und neu schreiben darf. Eine Anweisung an die KI, bestimmte Dinge für sich zu behalten, reicht dafür nicht aus, denn was der Agent einmal gelesen hat, kann er auch weitergeben. Für diese Schicht gibt es mehrere Ansätze, aber keine bestimmte Software, die ich empfehle. Welcher Ansatz zu Ihrem Betrieb passt, ist Teil dieser Beratung.
Was Sie bekommen
Die Second-Brain-Beratung läuft im festen Format jeder geförderten Beratung ab. Dazu gehören ein Beratungstag vor Ort in Ihrem Betrieb, ein schriftlicher Maßnahmenplan, zwei Abstimmungstermine per Telefon oder Videotermin und ein Abschlussbericht. Den Ablauf im Einzelnen beschreibt die Übersicht zur Beratung.
Der Maßnahmenplan ist der größte Posten und er enthält bei dieser Beratung diese Teile:
- Eine Wissenslandkarte. Sie zeigt, wo in Ihrem Betrieb welches Wissen liegt, wer es pflegt und wie aktuell es ist.
- Die Aufteilung der Aufgaben. Der Plan unterscheidet Aufgaben, die andere schon heute übernehmen könnten, von Aufgaben, die nur mit Ihrem Kopf laufen.
- Ein Ordnungsmodell. Es legt die Regeln fest, nach denen das Wissen abgelegt und laufend gepflegt wird.
- Ein Rechtekonzept. Es legt fest, wer welches Wissen sehen und wer es ändern darf, und zwar bevor eine KI darauf zugreift.
- Einen Vertretungsplan. Für jeden Aufgabenbereich steht darin, was eine neue Person wissen muss.
- Den Rahmen für Datenschutz und die europäische KI-Verordnung. Dazu gehören mehrere Wege für den Betrieb des Systems, jeweils mit den Kosten über drei Jahre.
- Einen Prüfstein. An ihm können Sie jedes spätere System messen.
- Einen Stufenplan für die nächsten sechs Monate. Er legt fest, was in welcher Reihenfolge geschieht und wer es übernimmt.
Werkzeuge nennt der Plan nur als Beispiele und jeweils mit Alternativen.
Für wen das Paket passt
Das Paket passt zu inhabergeführten Betrieben, die vor einer Vertretungs-, Wachstums- oder Nachfolgefrage stehen. Dazu gehören auch Betriebe, in denen durch Fluktuation, einen Generationswechsel oder die Übergabe an neue Inhaber Wissen verloren zu gehen droht. Dazu zählen zum Beispiel Handwerksbetriebe, Bildungsanbieter, Planungsbüros und Dienstleister mit langjährigen Kunden. Besonders gut passt es zu Betrieben, in denen ein großer Teil des Wissens an einer Person hängt und neue Mitarbeitende eingearbeitet werden sollen.
Weniger geeignet ist es für Betriebe, die vor allem eine bestimmte Software suchen. Für sie ist eine andere Beratung sinnvoller, und das sage ich Ihnen offen im Erstgespräch. Geht es Ihnen vor allem darum, online besser gefunden zu werden, ist die Beratung zur KI-Sichtbarkeit der richtige Einstieg.
Was nicht dazugehört
Die Beratung baut nichts. Software einzurichten, Systeme zu verbinden, Daten zu übertragen oder aufzuräumen und eine KI anzubinden gehört zur Umsetzung. Diese darf ich in der geförderten Beratung nicht erbringen. Für Sie hat das einen Vorteil, denn Sie bekommen eine Einschätzung ohne Eigeninteresse an einer bestimmten Software. Den Umsetzer wählen Sie frei.
Eine Schulung Ihrer Mitarbeitenden und eine Rechtsberatung gehören ebenfalls nicht dazu.
Was das Paket kostet
Sie können das Paket mit oder ohne Förderung buchen. Die Tabelle zeigt die geförderte Beratung.
| Betrag | |
|---|---|
| Gesamtwert des Pakets | 3.500 Euro netto |
| BAFA-Zuschuss (regulär 50 %) | bis 1.750 Euro |
| Ihr Eigenanteil mit Förderung | rund 1.750 Euro |
Ohne Förderung bekommen Sie ein Angebot nach dem Umfang, den Sie brauchen. Dann entfallen der Antrag und die Wartezeit auf das Schreiben des BAFA.
Über den Zuschuss entscheidet das BAFA, zusagen kann ich ihn Ihnen nicht. Der Antrag muss gestellt sein, bevor die Beratung beginnt. Ich bereite ihn vor, und Sie zeichnen ihn ab. Reisekosten und Übernachtung kommen separat dazu. Alles Weitere zur Förderung finden Sie unter BAFA-Förderung für die Beratung.
So melden Sie sich
Der erste Schritt ist das kostenlose Erstgespräch am Telefon, das 30 Minuten dauert. Darin klären wir, ob Ihre Frage zu diesem Paket passt. Ich melde mich innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen.
Sie erreichen mich auch direkt per E-Mail: kontakt@tobiasherold.de
Häufige Fragen
Was ist ein Second Brain für einen Betrieb?
Ein Second Brain für einen Betrieb ist ein zweites Gedächtnis in offenen Dateien. Es sammelt Wissen und Entscheidungen nach festen Regeln, Menschen können es lesen und eine KI kann es auswerten. Tobias Herold aus Kiel berät Betriebe beim Bauplan dafür, und die Umsetzung übernimmt der Betrieb selbst oder ein Partner seiner Wahl.
Was ist der Unterschied zwischen einem Second Brain und einem Company Brain?
Ein Second Brain sammelt das Wissen einer Person oder eines kleinen Teams in offenen Dateien. Ein Company Brain ist dieselbe Idee für das ganze Unternehmen, ergänzt um eine Rechteverwaltung, die vor dem Chat-Agenten festlegt, wer welche Inhalte sehen und ändern darf. Tobias Herold berät zu beiden Stufen, unabhängig von einer bestimmten Software.
Muss ich für ein Second Brain neue Software kaufen?
Für ein Second Brain muss ein Betrieb keine teure Software kaufen. Das Wissen liegt in offenen Dateien, die viele Werkzeuge lesen können, darunter auch kostenlose. Der Maßnahmenplan aus der Beratung vergleicht mehrere Wege mit ihren Kosten über drei Jahre.
Darf ich Kundendaten in eine KI geben?
Ob Kundendaten in eine KI dürfen, hängt von der Art der Daten und vom Ort ab, an dem die KI läuft. Die Second-Brain-Beratung von Tobias Herold legt fest, welche Daten in eine KI dürfen und welche nicht. Dazu vergleicht sie Wege auf dem eigenen Rechner, bei europäischen und bei US-Anbietern. Verbindliche Rechtsfragen klärt der Betrieb mit seiner Datenschutzberatung.
Wie viel Zeit kostet mich die Pflege eines Second Brain?
Die Pflege eines Second Brain soll in den Arbeitsalltag passen und keine Überstunden kosten. Die Beratung legt fest, wie Wissen nebenbei in das System gelangt und welches feste Ritual pro Woche dafür reicht. Den Aufwand für jeden Schritt nennt der Stufenplan im Maßnahmenplan.
Ist die Second-Brain-Beratung förderfähig?
Die Second-Brain-Beratung von Tobias Herold ist im BAFA-Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU" förderfähig. Der Gesamtwert liegt bei 3.500 Euro netto, und regulär sind bis zu 50 Prozent förderfähig, also bis zu 1.750 Euro. Über den Zuschuss entscheidet das BAFA. Die Beratung lässt sich auch ohne Förderung buchen, dann mit einem Angebot nach Umfang.